Qualitätsentwicklung in St. Kilian

Als wir uns Mitte 2003 entschlossen, Qualitätsentwicklung in St. Kilian einzuführen, setzten wir uns die nachfolgenden Ziele:

• Vorhandene Qualität abbilden
• Weiterentwicklung von Qualität
• QE-Prozess in Gang setzen und aufrechterhalten
• Schlüsselprozesse definieren und beschreiben
• Überprüfung der Prozesse / Audit
• Leitbild entwickeln
• Qualitätsgrundsätze beschreiben
• Gesetzliche Vorgaben erfüllen (Belegungssicherung)
• Gesamtkonzeption der Einrichtung mit LB’s als Grundlage
• Umgang mit Fehlern / Beschwerdewesen
• KVP – Kontinuierlicher Verbesserungsprozess / Ideen der Mitarbeiter nutzen
• Schnittstellen definieren / klären
• Reibungspunkte verringern
• Kommunikation / Zusammenarbeit regeln
• Qualifizierung von Mitarbeiter (Weiterbildung / Fortbildung / Supervision / Ausbildung)
• Handbuch
• Effektivität / Ökonomie sicherstellen (Keine Regelung um der Regelung willen)

Im Mai 2004 führten wir mit allen Mitarbeitenden eine Auftaktveranstaltung (Kick-Off) durch. Hierbei ging es um grundsätzliche Informationen zu unserem Projekt sowie um Klärung der Ziele, die wir mit QE erreichen wollen.

Die weiteren Schritte waren:

• Erstellung des Leitbildentwurfes durch Steuerungsgruppe (Heimleiter sowie Bereichsleitungen)
• Diskussion des Leitbildes / Rückmeldung zum Leitbild durch Mitarbeiter/innen
• Einarbeitung von Rückmeldungen in das Leitbild und Fertigstellung des Leitbildes durch den Steuerungskreis im Oktober 2004
• Festlegen von Qualitätszirkeln:
• Qualitätsentwicklungsvereinbarung (QEV) mit dem Jugendamt Mosbach und dem Kinder- und Jugenddorf Klinge e. V.
• Nutzung Ferienhaus, Zeltplatz, sonstige Räumlichkeiten / Logistik in St. Kilian
• Religiöses Leben in St. Kilian in Verbindung mit dem Projekt

Heute können wir mit Stolz behaupten, dass wir viele unserer damaligen Ziele erreicht haben, andere werden wir weiterhin beharrlich verfolgen.

Nachfolgend erhalten Sie Einblicke in unser Qualitätsentwicklungskonzept:

Verantwortung der obersten Leitung

Träger und Leitung des Erzbischöflichen Kinder- und Jugendheims St. Kilian haben sich dafür entschieden, einen Schwerpunkt auf Qualitätsentwicklung zu legen.

Das Qualitätsentwicklungssystem von St. Kilian basiert auf der ISO 9000/2000.

Die oberste Leitung (Direktor/Heimleiter) trägt die Verantwortung für die Entwicklung, Umsetzung und Kontrolle des Qualitätsentwicklungssystems. Sie trägt ferner dafür Sorge, dass die im Leitbild formulierten Anforderungen und Ziele angemessen berücksichtigt werden. Sie leitet die Steuerungsgruppe und wird dabei durch den Qualitätsent-wicklungsbeauftragten (QEB) unterstützt.

Die oberste Leitung unterstützt alle zur Qualitätsverbesserung geeigneten Maßnahmen und fordert sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf, sich aktiv daran zu beteiligen.

Bei der Entwicklung des Qualitätssystems in St. Kilian werden alle Bereiche mit ein-bezogen.

Die verabschiedeten Prozesse und Standards sind in einem Qualitätsentwicklungs-Handbuch (QE-Handbuch) zusammengefasst.

Bei der Erhebung von Daten und bei der Aufbewahrung von Dokumenten und Daten werden die Auflagen des Datenschutzes umgesetzt.

Instrumente unseres Qualitätsentwicklungssystems

• Steuerungsgruppe
• Qualitätsentwicklungsbeauftragter
• Qualitätszirkel
• Fachtag

Steuerungsgruppe

Die Steuerungsgruppe setzt sich aus der Heimleitung und den Bereichsleitungen zusammen. Sie lenkt und überwacht den Qualitätsentwicklungsprozess.

Die Steuerungsgruppe tagt mindestens 6-mal im Kalenderjahr. Die Ergebnisse werden in Protokollen bzw. bei verabschiedeten Dokumenten und Prozessen im Qualitätshandbuch dokumentiert.

Qualitätsentwicklungsbeauftragter (QEB)

Der Qualitätsentwicklungsbeauftragte ist ein ausgebildeter EFQM-Assessor[1] und Qualitätsauditor. Er ist mit der Koordination und Überwachung des Qualitäts-managementsystems beauftragt. Der QEB ist dafür verantwortlich, dass alle wiederkehrenden Prozesse in einem Handbuch beschrieben bzw. weiterentwickelt oder überprüft werden. Er leitet die Qualitätszirkel, gibt Anregungen und dokumentiert die Ergebnisse.

Seine fachliche Kompetenz wird in regelmäßigen Abständen durch geeignete Fortbildungen gesichert.

Der Beschäftigungsumfang beträgt 7 Wochenstunden.

Qualitätszirkel

Die Qualitätszirkel werden nach Bedarf durch die Steuerungsgruppe eingerichtet. Sie erhalten den Auftrag, Prozessentwürfe zu erarbeiten oder sich mit anderen Fragen der Qualitätsentwicklung zu beschäftigen und die Ergebnisse der Steuerungsgruppe vorzulegen.

In der Regel setzt sich ein Qualitätszirkel aus 4 –7 Mitarbeitern zusammen.

Fachtag

Mindestens alle 3 Jahre wird ein Fachtag für Mitarbeiter/innen von St. Kilian durchgeführt. Er dient der Weiterbildung und Sensibilisierung der Mitarbeiter/innen in Bezug auf die Qualitätsentwicklung. Verantwortlich für die Durchführung des Fachtages ist der QEB in Zusammenarbeit mit der Steuerungsgruppe.

Unsere Qualitätspolitik

Das Leitbild [2] und die darauf aufbauende Qualitätspolitik wurde in einem gemeinsamen Prozess entwickelt, dokumentiert und allen Mitarbeiter/innen nahe gebracht.

Die Qualität unserer Arbeit wird wesentlich durch die Qualität unserer Mitarbeiter/innen bestimmt. Die hohen fachlichen Anforderungen berücksichtigen wir bei der Personalplanung, der Personalauswahl sowie bei der Personalentwicklung.

Für alle wichtigen Prozesse sind Ziele und Indikatoren formuliert. Die Beschreibung und Umsetzung der Prozesse wird in regelmäßigen Abständen durch die Steuerungsgruppe auf Verbesserungsmöglichkeiten überprüft und bei Bedarf überarbeitet. Die Mitarbeiter/innen sind im Rahmen des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) aufgefordert, sich durch Vorschläge/Hinweise an die Steuerungsgruppe zu beteiligen.

Auch die Erhaltung und Verbesserung der Infrastruktur der Einrichtung unterliegt dem KVP. Dazu werden die Vorstellungen der Kinder, Jugendlichen, Mitarbeiter/innen, Personensorgeberechtigten und ggf. der Kostenträger an die Infrastruktur ermittelt und in die Entscheidung mit einbezogen.

Die Entwicklungen des Marktes, der Jugendhilfeplanung und der gesetzlichen Bestimmungen werden stets beobachtet und eingeschätzt. Die Angebote und die Angebotsstruktur der Einrichtung werden ständig überprüft und bewertet.

Es besteht ein schriftlich festgelegtes Verfahren zur Durchführung der Jugendhilfe-Maßnahmen; die Verantwortlichkeiten sind festgelegt. Die Durchführung dieser Maßnahmen wird regelmäßig überprüft und angepasst.

Die Wirksamkeit unserer Leistungen sowie der Grad der Zufriedenheit mit der Maßnahme bei Kostenträgern, den jungen Menschen und ihren Sorgeberechtigten sowie bei anderen wichtigen Kooperationspartnern wird ständig evaluiert[3].

Es werden regelmäßig Audits[4] in den verschiedenen Bereichen der Einrichtung durchgeführt um zu überprüfen, ob die geplanten Regelungen und Standards umgesetzt und die Ziele erreicht werden.

Unsere Qualitätsziele

• Wir reagieren auf gesellschaftliche und individuelle Problemlagen und entwickeln angemessene Hilfs- und Unterstützungsangebote.
• Wir bieten bedarfsgerechte und kundenorientierte Dienstleistungen, damit Kinder, Jugendliche und Familien gestärkt werden und sich weiter entwickeln können.
• Prävention, Wirksamkeit, Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit sind Grundsätze unserer Arbeit.
• Unsere Arbeit ist darauf ausgerichtet, Wertorientierung auf der Grundlage des christlichen Menschenbildes zu vermitteln und religiöse Erfahrungen zu ermöglichen.
• In der gemeinsamen Arbeit mit den jungen Menschen und deren Familien ist es unser Ziel, Fähigkeiten und Fertigkeiten zu fördern, Defizite abzubauen und Perspektiven für eine selbständige und sinnvolle Lebensgestaltung zu entwickeln. Sie sollen so zu einem stützenden Teil der Gesellschaft werden.
• Die Arbeitsbereiche unserer Einrichtung sind eng vernetzt. Wir bieten verbindliche Beziehungen, klare Strukturen und Regeln. Dadurch werden Veränderungsprozesse eingeleitet, begleitet und Ergebnisse gefestigt.
• Wir beteiligen die jungen Menschen und deren Familien angemessen an den für die Durchführung der Hilfe relevanten Entscheidungen.
• Wir sichern ein hohes Maß an fachlicher und persönlicher Qualifikation unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Zur Förderung der Kompetenzen legen wir großen Wert auf Fort- und Weiterbildung, stetige Reflexion und Supervision.
• Das personale Angebot des einzelnen Mitarbeiters ist zentrale Bedingung zur Erfüllung unserer Aufgaben. Wir achten auf transparente Einrichtungsstrukturen und fördern eine hohe Identifikation des Personals mit der Einrichtung. Wir beteiligen die Mitarbeiter an Entscheidungen und an der Weiterentwicklung durch die Mitwirkung bei Konferenzen, Besprechungen und bei der Qualitätsentwicklung.
• Wir überprüfen regelmäßig unsere Struktur-, Prozess- und Ergebnisqualität. Dies geschieht durch Qualitätsentwicklungsberichte im Rahmen der QEV, Audits, dem innerbetrieblichen Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) und durch die Beteiligung an der Evaluation Erzieherischer Hilfen (EVAS).
• Wir arbeiten partnerschaftlich mit Jugendämtern, Behörden und weiteren Institutionen zusammen.
• Wir beobachten gesellschaftspolitische Entwicklungen und nehmen darauf Einfluss durch die Mitarbeit in Arbeitsgruppen, Vereinen und Verbänden auf regionaler und überregionaler Ebene.
• Die Vernetzung mit dem Gemeinwesen besitzt für uns einen hohen Stellenwert. Wir bringen uns aktiv in das Gemeinwesen ein und informieren über unsere Einrichtung durch eine angemessene Öffentlichkeitsarbeit.

Fortschreibung

Unser Qualitätsentwicklungskonzept wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf fortgeschrieben.

[1] EFQM-Assesssor: Das europäische Excellence-Modell der EFQM bildet die Grundlage zur Beurteilung und Bewertung der ganzheitlichen Unternehmensführung. Die Analyse basiert auf einem nach den EFQM-Kriterien gegliederten Fragenkatalog. Assessoren sind in der Lage, ein Assessment von der Planung bis zur Realisierung durchzuführen, die Bewertung vorzunehmen und die Ergebnisse in einem Bericht zu dokumentieren.

[2] siehe Anlage

[3] Evaluation

Die systematische Überprüfung, Beurteilung oder Bewertung einer Dienstleistung, einer Maßnahme oder eines sozialen Programms.

[4] Audit

Systematische und unabhängige Untersuchung, um festzustellen, ob die qualitätsbezogenen Tätigkeiten und damit zusammenhängende Ergebnisse den geplanten Anordnungen entsprechen, und ob diese Anordnungen tatsächlich verwirklicht und geeignet sind, die Ziele zu erreichen.

Zusammenarbeit im Jugendhilfebereich / Neue Basis

Qualitätsvereinbarung am 06. März 2006 unterzeichnet

Das Bild zeigt am Tisch sitzend von links nach rechts: Dr. Johann Cassar, Leiter der „Klinge“, Dr. Achim Brötel, Landrat des NOK und Direktor Günter Hauk, St. Kilian, Walldürn. Stehend sind auf dem Bild Mitarbeiter/innen aus dem Jugendamt und den beteiligten Einrichtungen sowie Mitglieder des Kreistages zu sehen.